1924年直系將領馮玉祥將末代皇帝溥儀驅除出宮，翌年成立故宮博物院。原存深宮大內的清中央國家機關暨皇室秘檔均交故宮博物院圖書館之文獻部保管。至此，這批珍貴的歷史檔案資料，從昔日的皇家私人秘藏轉而成為中華民族公共的歷史文化遺產，也成為我們今天大規模纂修清史的基礎。2002年12月12日，國家清史編纂委員會在北京成立，標誌著國家纂修清史工程正式啟動。隨之，中國第一歷史檔案館館藏清代歷史檔案的整理，也進入了一個全新的階段。 

一　80年來清代歷史檔案的整理概況 

從上個世紀的20年代末，以陳垣、沈兼士為代表的老一代歷史學家以及單士魁、張德澤等老一代檔案工作者在十分艱難的社會條件下，開始了對清代歷史檔案的收集、整理、編輯、出版工作。 

近80年的清代歷史檔案的整理歷史，大致可以劃為三個階段。 

從1925年故宮博物院文獻館成立到1949年大陸解放的24年，是明清檔案整理工作在艱難的環境下緩慢發展的初創時期。由於封建軍閥的連年混戰，日本帝國主義的侵略戰爭以及國民黨政府的腐敗統治，給明清檔案事業的發展帶來了極大的困難，老一輩檔案工作者，亦即第一代檔案人在十分艱難困苦的條件下，為搶救保護中華民族的歷史文化遺產做出了種種努力，其中包括採用逐件、逐冊登記編號的方法整理出版了一大批清代重要檔案。同時，一些專家和學者在參加整理明清檔案的實踐中，也開始了對檔案學的研究。其中，文獻館副館長、北京大學歷史學教授沈兼士先生在總結了整理明清檔案的一般經驗教訓後，提出了“整理以不失原來之真象”[①]的原則，認為對所有的檔案都應進行普遍的整理和“系統的分類”。另一位元檔案界前輩方生先生則進一步提出了以衙署分類的整理原則，與沈兼士先生“整理以不失原來之真象”的思想十分近似。這些當時被看作是全宗原則萌芽的認識，為我們此後確立全宗體系奠定了基礎。但是，由於社會歷史條件的局限，他們只能在理論上做一些初步的探討，不可能再做深入、廣泛的實踐與研究，明清歷史檔案的整理也未取得明顯的效果。 

從1949年建國起，到1975年確立74個全宗的管理體系止，這26年間是中國第一歷史檔案館的檔案整理工作大發展的時期。建國以來，由於黨和政府的關懷和重視，檔案館陸續從全國各地、各單位接收了一大批清代檔案，包括蘇聯在50年代歸還我國的黑龍江將軍衙門及東北地區八旗駐防機構的檔案，這就使檔案館館藏檔案數量急劇增加。由於當時館藏的大部分檔案及新接受的檔案都是未經整理的零散檔案，而當時社會迫切需要利用清代歷史檔案，這就為清代歷史檔案整理工作大規模開展提供了充分的社會條件。從1956年開始，在國家檔案局的支援和指導下，第二代檔案工作者開始了對館藏曆史檔案的大規模的普遍整理。由於動員了大批文科高等院校的師生參加整理，取得了巨大的成績。僅1958年4月到1959年9月近一年半的時間裏，就初步整理了軍機處錄副奏摺、宮中朱批奏摺、內閣題本、內務府呈稿等約計240多萬件。在此期間，對傳統的整理原則及工作方法進行了改革，包括確定全宗原則。將原來的逐件登目、按時間順序的整理方法，改為分類立卷，並建立了以軍機處錄副奏摺18大類為代表的檔案整理分類體系，諸此等等。這是整理工作的一個轉捩點，此後檔案館的檔案整理工作基本上都是遵循這一原則進行的。到1975年止，基本完成了對館藏檔案的初步整理，建立了74個全宗。 

對於檔案館檔案整理工作的這一大轉變，從一開始就存在著爭論，而且這個爭論一直延續至80年代中期。爭論焦點主要在整理的原則和手段，具體的就是50年代採取的分類立卷與傳統的逐件登記、按時間順序的方法之爭。客觀地講，50年代出現的整理原則和手段的改變並不是孤立和偶然的，它是為適應當時國家建設的迫切需要而產生的。在這個時期所確立的歷史檔案要為社會主義革命和社會主義建設服務的指導方針以及在這一方針指導下所進行的大規模的普遍整理，在實際中取得了顯著的成績。從這點意義上來說，新的整理原則的誕生充分實現了預期的目的。但是，在確立新原則的過程中，由於左的思潮的影響，使我們不能正確評價前人的成績和經驗，而是簡單的一概視為資產階級的東西而被遺棄，對堅持傳統的整理原則和方法的同志，也不加分析地視為保守、因循守舊等等。在這種情況下，中斷了文獻館時期的一些有益的研究和嘗試，這實在是十分沉痛的教訓。同時，當時過於追求數量及速度，而忽視了整理工作的品質，這還不僅僅是分類原則制定的不夠完善，組成的案卷過於粗略的問題，而且檔案分類過程中，也出現了許多原來可以避免的錯誤。可以說，多快與好省的矛盾，在這一時期中始終未能解決好，而且以當時的認識水準與技術條件來看，也不可能找出更好的解決辦法了。 

第三個階段應該從1976年開始，但由於當時檔案庫房正在搬遷，實際上是從1978年開始的。曾在50年代末和60年代初對檔案進行大規模整理之際，就設想過在結束對檔案的初步整理後，還要對其中的重要檔案進行詳細的內容加工整理。這項工作的實施是在1978年開始的。在黨的十一屆三中全會以後，黨的工作重心已經順利轉上社會主義建設的軌道，這就對檔案的整理工作提出了更高的要求。如何提高整理工作的效率和品質，也就成為這一階段新的也是主要的課題。在80年代初期，檔案館先後組織了多次基礎工作學術討論會，其中著重對整理工作的歷史和發展進行了總結和探討。大家在對近60年整理清代歷史檔案工作的經驗和教訓進行認真的梳理過程中，發現我們在整理過程中所遇到的許多矛盾，是用傳統的工作方法，其中包括分類立卷及逐件登記、按時間順序等等，都根本無法解決的。因為利用者對檔案的需求是多方位的，而我們的整理工作無論採用哪種方法也都僅僅能滿足其中的一種要求，根本不可能面面俱到。因此，我們只有更新觀念，運用新的技術手段，才能使我們的檔案工作開拓一條新的途徑，從而最大限度地滿足社會各方面的利用需求。 

國家檔案局在1984年的一份檔中曾指出:“社會主義現代化建設的全面發展，要求檔案部門廣泛、大量儲備和迅速、系統提供檔案資訊為其服務。大力開發、傳遞檔案，為各方面服務，已成為我們一項重要任務。”[②]這裏所說的“檔案資訊”正是我們需要的新的觀念。 

資訊，是指事務的運動狀態、存在方式的直接和間接的描述。從這個定義出發，檔案資訊無疑也是社會資訊系統的一個重要部分，因為檔案就是人類從事各種社會活動的原始記錄，檔案資訊是指記錄在檔案檔中的資料、情況、知識和消息等，而記載這些資料、情況、知識和消息的紙張、照片、膠片、磁帶、光碟等則是檔案賴以存在的載體。利用者要求查詢檔案，需要的並不是檔案的實體，而是記載在紙張上的檔案資訊。因此，檔案館向利用者提供檔案實體是次要的，而提供檔案資訊才是真正主要的任務。然而多年來，我們一直在按一種分類原則把檔案實體提供給其閱讀、摘抄或複製。這種整理方法的弊病很多，我們姑且可以不去考慮這種整理方法能否滿足利用者的多種需求這個問題，單就檔案實體來說，就是一種非常不安全的因素。多年來，從事檔案技術保護的同志一直在警告說，人為的損害實際上要比檔案的自然損害嚴重的多。但是，由於技術條件的限制，我們長期以來一直無法解決這些矛盾。 

同時，運用新的技術手段，在科學技術飛速開始發展的80年代，已經完全是現實可行的了。所謂新的技術手段，主要是指縮微攝影技術和電腦技術。在過去的幾十年中，縮微攝影技術已經是世界各國檔案存儲、複製一種經久不衰的有效手段。然而，進入80年代以來，具有相同功能的光碟技術也在飛速的發展。無論是縮微攝影技術還是光碟技術，都是把檔案資訊從紙張載體轉移到膠片或光碟上，其作用一是保護檔案實體不再受到人為的損害，二是便於利用。近10多年來，縮微攝影技術或光碟技術已同電腦技術緊密結合起來，即把檔案檔的內容和特徵，按照國家標準或行業標準進行著錄後存貯到電腦中，並與先行掃描存貯到電腦中的檔案圖像進行掛接，組成檔案資料庫。由此，經過加工和濃縮了的檔案資訊又被轉移到電腦的磁片中，並通過電腦的網路系統使檔案資訊得到傳遞和交流。 

自80年代以來，隨著新觀念的出現和新技術的推廣運用，必然給清代檔案的整理工作帶來根本的變革。很顯然，按六、七十年代的設想對檔案實體再進行重複的詳細內容加工整理已變得不重要了，尤其是那些已經過初步整理的檔案。為此，作為檔案館第三代檔案工作者，在努力學習掌握新觀念和新技術的同時，重新審視了在新的歷史時期檔案整理工作在整個檔案管理系統中的地位和作用，進一步明確了整理工作的指導方針，這就是進一步完善和固定檔案實體的秩序，加強揭示檔案內容和特徵的著錄工作，充分利用以電腦為龍頭的先進技術手段，以完成檔案資訊化進程。在這個基本指導方針指引下，檔案館用了大約10年的時間進行試驗摸索，已經形成了一套基本成熟、行之有效的工作程式，可以為即將開始的清史編纂工程提供比較完善的服務了。 

二　清史編纂工程與檔案整理 

清史編纂工程是21世紀的標誌性文化工程，為保證編纂的清史是真正高品質、高水準的傳世之作，除了在史學觀點、編纂體例、結構文字都要創新外，最重要的一條，就是要充分利用保存下來的清朝檔案，以期真正做到“材料豐富，史料翔實”。 

中國第一歷史檔案館保存了清中央國家機關及皇室檔案1000余萬件（冊），占現存於世的清朝歷史檔案50%還要多一些。在檔案館近80年的歷史中，這些檔案經初步整理，基本實現了“有規可循，有目可查”。但由於歷史的原因，大部分檔案的整理都比較粗略，特別是多數檔案的卷內秩序尚未固定。據對館藏珍貴和重要的檔案調查統計，大約還需要對館藏檔案中的400萬件（冊）檔案進行加工整理，才能基本滿足清史編纂工程的需要。 

一些老檔案工作者曾產生疑慮，他們擔心為纂修大型清史服務會對已形成數十年的全宗體系造成不利的影響。實際上這種擔憂和疑慮是不必要的。因為今天的整理基本上是在不改變原有全宗體系的前提下進行的。在經過從上個世紀80年代到本世紀初20多年的觀念更新和技術革命後，檔案館在應對纂修大型清史工程方面無論在理論還是實踐上都已經做了比較充分的準備，包括擬提供清史工程利用檔案的整理規劃、實施方案以及整理人員培訓等方面，都做了十分周密的考慮和安排。根據清史編委會的總體要求，檔案館擬定了整理檔案的重點和範圍為:康熙朝至宣統朝的朱批奏摺約64萬件、軍機處雍正朝至宣統朝的錄副奏摺約72萬件、內閣六科題本從順治朝至光緒三十二年約計140萬件、內務府奏案、奏銷檔約25萬件，還有外務部、民政部、兵部陸軍部、刑法部、順天府等中小全宗檔案及上諭檔、電報檔、史書、起居註冊等簿冊檔案，約計400余萬件。整理的方法步驟是先按檔案原有的全宗體系做檔案的秩序加工整理，逐件進行規範的檔案資訊著錄並錄入電腦，然後再以拍照或掃描的方式將檔案原文存貯到電腦中，最終建立檔案資料庫，清史纂修專家可以優先在網上獲得所需的檔案資訊；另外，從社會上聘用臨時工作人員，經過一段時間精心培訓，分別參與檔案的整理著錄及掃描拍照工作，這種做法檔案館已經持續了數年之久，積累了十分豐富的管理經驗。 

總之，檔案工作者能夠參與清史纂修工程，是千載難逢的機遇。我們要充分抓住契機，對清代檔案進行大規模的整理和出版，同時也為清史纂修工程貢獻自己的一份力量。 

（文章來源：《歷史檔案》2004年第2期，中華文史網整理。）