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一、擬整理著錄的檔案範圍
由於清代檔案數量巨大，整理基礎較差，要全部整理利用困難較大。初步統計一史館約有550余萬件是這次撰修清史必須查閱的，占館藏檔案總量的1/2左右。這也是這次應該突擊整理著錄的檔案。
1、宮中朱批奏摺
奏摺是清代官員上報機密政務的重要文書，最早只限于少數皇帝的親信官員使用，雍正朝開始，逐漸成為正式官文書。朱批奏摺則是帶有皇帝親筆批示的奏摺正本。一史館現存漢文朱批奏摺60萬件，過去簡單整理時，已將其分為內政、官制、軍事、民族、外交、文教、農業、工業、商業等18類。其中8類曾做過較細整理，有檔級檔案目錄，其餘10類約45萬件要再進行整理著錄編目。
2、錄副奏摺
錄副奏摺是在皇帝批示後，下發官員執行前由軍機處抄錄的朱批奏摺的副本。其內容和朱批奏摺等同重要。許多檔案現在或有朱批無錄副，或有錄副無朱批，所以朱批錄副從內容上可以互補，兩者都必須查閱。一史館所存漢文錄副奏摺共72萬件，只做過初步整理，尚需逐件編目著錄。
3、題本、奏本
題本是清代高級官員向皇帝報告例行公務的重要檔案，奏本是報告私事的檔案。這些檔案記載了各級官員辦理政務的情況，是反映清代全國的工農業生產發展、社會家庭變化等基本情況的重要史料，漢文題本共140萬件。分為吏、戶、禮、兵、刑、工六科。其中只有刑科題本中的婚姻家庭類做了細目，其餘120余萬件都需整理、著錄。
4、外務部檔案
主要是清末外務部成立以後形成的檔案，少數是清總理各國事務衙門期間的檔案，共11萬件。檔案反映了清末和54個國家外交往來的情況，內容十分重要。現在檔案館正在和北京大學合作整理。
5、吏部、戶部—度支部、禮部、兵部—陸軍部、刑—法部、工部、學部、民政部、郵傳部、國史館、八旗都統衙門、長蘆鹽運使司、稅務處、會議政務處、農工商部等小全宗的檔案共約150萬件。其中約50萬件是比較重要的檔案，也是這次必須整理著錄的檔案。
6、各種檔冊
（1）起居註冊（2）內閣黃冊（3）上諭檔（4）宮中檔簿（5）晴雨錄（6）剿捕檔（7）電報檔（8）寄信檔（9）電寄檔（10）隨手檔（11）奏銷檔（12）史書
這些檔冊都是按專題或按類別或按朝年分別記述皇帝諭旨、皇帝生活、某些重要政務的系列檔案彙集，合計約4萬余冊200余萬條（每冊含幾十件上百件同容不等）。其中只有上諭檔、起居注已部分公佈出版，其餘均要逐件著錄。
7、電報、照會及宮中、軍機處、內務府等重要雜件20余萬件。這些檔案內容龐雜，但都十分重要，如有些重要條約、國書等都在雜件中。
8、輿地圖
一史館現存各種輿地圖約8000餘件，大都沒有考證沒有詳細年代和作者，要編史利用，也需認真修復、整理、考證和拍照。
9、部分滿、蒙文檔案
一史館現存滿、蒙文檔案約200余萬件，需要翻譯後才能利用，工作量較大。其中清前期的各種簿冊，如滿文老檔、前三朝史書、蒙古堂檔、秘書院檔、密本檔、秘書院蒙文檔6000餘冊約24萬餘條，其他如滿文錄副奏摺、滿文朱批奏摺、前三朝滿文題本39萬餘件，另有黑龍江、甯古塔、阿拉楚克、琿春等都統衙門檔，都是比較重要，必須翻譯整理，儘量利用的。
10、內務府、宗人府部分檔案
清代內務府是管理宮廷事務，為皇帝家族服務的機構。宗人府是管理皇族事務的機構，內務府共有檔案220余萬件，宗人府檔案40余萬件，其中我們認為修史中應查閱的最少約有25萬件。如奏案、來文、上傳檔、紅本檔、玉牒、星源集慶、戶口冊等。
合計以上需整理著錄的檔案共計550余萬件。
二、整理著錄縮拍時間計畫和方式步驟
1、整理時間計畫
為了保證修清史的時間進度，檔案整理工作必須提前安排和進行。初擬整理時間集中在前3—5年，重點是前3年。後6—7年補漏，8—10年掃尾。具體計畫是：
（1）2004年前1—3個月完成計畫安排、房子租借和設備配置、人員招聘等有關準備工作。4月開始大批投入人力整理、著錄、修復、掃描、拍照。
（2）2004年4月—12月整理著錄軍機處檔30萬件，其他檔案10萬件，共40萬件。
（3）2005年暫定整理錄付奏摺40萬件，其他檔案5—10萬件，合計約45—50萬件。
（4）2006年暫定整理朱批奏摺檔案40萬件，其他小全宗5—10萬件，合計約45—50萬件。
（5）2007年暫定整理著錄內閣檔40萬件，其他小全宗檔案10萬件，合計50萬件。
（6）2008年暫定整理各種檔簿約30萬件，其他小全宗10萬件，共40萬件。
（7）2009年—2010年暫定每年整理各種檔簿20萬件。
2、方式及步驟
工作方式是邊整理、邊著錄、邊修復、邊拍照、邊錄入和掃描，同期提供利用。試情況安排部分出版。利用方式可採取查原檔、看膠片和在館內網上查找等多種形式。對年紀較大行動不便，無法到檔案館查閱者，提供檔案複印還原件查閱。
3、滿文翻譯工作另做規劃。
（轉自中國第一歷史檔案館網站） |
